L’enjeu ? Permettre à la fondation GCNI de rassembler des idées issues des communautés locales italiennes et des entreprises sur comment cette fondation GCNI pourrait offrir un meilleur support aux entreprises italiennes souhaitant atteindre leurs objectifs de développement durable. Le sujet était : "15 ans pour changer le monde - comment soutenir le développement durable ?".

Gerardo de Luzenberger et son agence Genius Loci ont été chargés de concevoir un processus innovant pour le forum annuel GCNi de 2016. Genius Loci et Stormz ont conçu ensemble une approche intégrée basé sur une combinaison d'outils traditionnels et numériques, ainsi que sur la co-facilitation du forum entier.

Le dispositif Stormz

Déroulé
En matinée, un atelier Open Space Technology engageant les membres de la fondation GCNI et les autres parties prenantes pour générer des propositions. L'après-midi, un atelier de planification commençant par les résultats de l'Open Space avec les membres de la fondation GCNI.

Equipe
Roxane de Stormz, Gerardo de Luzenberger, un facilitateur graphique ainsi qu'une équipe support de trois personnes issues de Genius Loci.

Mise en place
Papiers, stylos, marqueurs, un mur de post-its et 17 iPads pour 80 participants. Mise en place d'un réseau wifi local et sécurisé par Stormz

Matinée - Session Forum Ouvert ou Open Space Technology (OST)

Une session de Forum Ouvert de 3-4 heures où les participants devaient soulever des problématiques liant le développement durable à leurs activités quotidiennes.

Ordre du jour. Après présentation de la question principale, les participants - rassemblés en grand cercle - ont proposé des sujets à discuter sur la place des marchés. Les participants se sont répartis en groupes autonomes pour approfondir ces sujets. Par exemple, certains ont travaillés sur le sens du tourisme « durable », tandis que d'autres ont débattu sur le thème « économie solidaire : défi ou une arnaque ? ».

Discussions. Les participants pouvaient aller et venir entre les discussions selon la loi des deux pieds. La règle est la suivante: "Si une personne n’apprend ou ne contribue pas à la discussion, elle est libre d’aller dans un endroit plus productif ou plus intéressant à ses yeux ». Durant les discussions, les participants pouvaient prendre des notes sur papier, sur un paperboard et sur l'iPad qui était déjà à disposition.

Compte-rendus. La plupart des initiateurs des discussions utilisaient le paperboard et ont surtout utilisé Stormz par la suite pour rassembler les contributions-clés des discussions dans les comptes-rendus en y incluant : le problème en suspens, ce qui avait été spécifiquement débattu, leurs suggestions et le nom de la personne ayant posté la problématique.

Clôture. Nous avons conclu la session par un nuage de mots pour mettre en lumière ce que les participants avaient retenu du forum. Découvrez comment fonctionne le nuage de mot.

Bénéfices

• Grâce à la fonctionnalité de Nuage de mots, les facilitateurs avaient l’opportunités d’avoir une vision globale des contributions les plus récurrentes et de sentir ce qui sortait tout au long des discussions.
• Le système de vote a été particulièrement utile durant cette session pour hiérarchiser très rapidement. Lisez notre article de blog sur les votes.
• Prendre des notes sur papier a permis aux participants de faire des croquis et schémas de leurs idées, et utiliser Stormz pour formaliser les compte-rendus finaux leur a permis d'avoir un retour clair à la fin de la session Open Space Technology. Les croquis ont été photographiés et intégrés aux compte-rendus directement sur Stormz. De cette façon, il n'y avait pas de perte de matériel ni d'idées.
• La facilitation graphique fût, quant à elle, une bonne façon de représenter l'atmosphère de la session et la chronologie de l'événement.
• Après la session en OST de la matinée, l'ensemble des rapports ont été immédiatement disponibles pour tous les participants dans un format .pdf pour qu'ils puissent retourner au travail avec de nouveaux éclairages.