Organiser un Forum Ouvert avec 80 participants

The Global Compact Network Italy Foundation (GCNI)

L’enjeu ? Permettre à la fondation GCNI de rassembler des idées issues des communautés locales italiennes et des entreprises sur comment cette fondation GCNI pourrait offrir un meilleur support aux entreprises italiennes souhaitant atteindre leurs objectifs de développement durable. Le sujet était : "15 ans pour changer le monde - comment soutenir le développement durable ?".

Gerardo de Luzenberger et son agence Genius Loci ont été chargés de concevoir un processus innovant pour le forum annuel GCNi de 2016. Genius Loci et Stormz ont conçu ensemble une approche intégrée basé sur une combinaison d'outils traditionnels et numériques, ainsi que sur la co-facilitation du forum entier.

Stormz est une technologie douce et souple. Elle ne domine pas le groupe et la discussion, mais elle aide les participants à partager un chemin de travail et le facilitateur à récolter les résultats d'une session même avec un nombre important de participants.

Gerardo de Luzenberger, Directeur de Genius Loci

Le dispositif Stormz


Déroulé
En matinée, un atelier Open Space Technology engageant les membres de la fondation GCNI et les autres parties prenantes pour générer des propositions. L'après-midi, un atelier de planification commençant par les résultats de l'Open Space avec les membres de la fondation GCNI.

Equipe
Roxane de Stormz, Gerardo de Luzenberger, un facilitateur graphique ainsi qu'une équipe support de trois personnes issues de Genius Loci.

Mise en place
Papiers, stylos, marqueurs, un mur de post-its et 17 iPads pour 80 participants. Mise en place d'un réseau wifi local et sécurisé par Stormz

Les 3 étapes du Forum Ouvert

  • 1. Ouverture et ordre du jour - 45 minutes
    Phase de plénière (grand cercle) durant laquelle les participants proposent des sujets de discussion sur la place du marché.

  • 2. Discussions en groupes - 2 heures
    Tous les participants se répartissent en groupe autonomes dans lesquels les questions mises en avant sont discutées.

  • 3. Compte-rendus et clôture - 40 minutes
    Après un temps dédié à la rédaction des compte-rendus, clôture de la session par un nuage de mots pour souligner ce que les participant retiennent du forum.

Matinée - Session Forum Ouvert ou Open Space Technology (OST)

Une session de Forum Ouvert de 3-4 heures où les participants devaient soulever des problématiques liant le développement durable à leurs activités quotidiennes.

Ordre du jour. Après présentation de la question principale, les participants - rassemblés en grand cercle - ont proposé des sujets à discuter sur la place des marchés. Les participants se sont répartis en groupes autonomes pour approfondir ces sujets. Par exemple, certains ont travaillés sur le sens du tourisme « durable », tandis que d'autres ont débattu sur le thème « économie solidaire : défi ou une arnaque ? ».

Discussions. Les participants pouvaient aller et venir entre les discussions selon la loi des deux pieds. La règle est la suivante: "Si une personne n’apprend ou ne contribue pas à la discussion, elle est libre d’aller dans un endroit plus productif ou plus intéressant à ses yeux ». Durant les discussions, les participants pouvaient prendre des notes sur papier, sur un paperboard et sur l'iPad qui était déjà à disposition.

Compte-rendus. La plupart des initiateurs des discussions utilisaient le paperboard et ont surtout utilisé Stormz par la suite pour rassembler les contributions-clés des discussions dans les comptes-rendus en y incluant : le problème en suspens, ce qui avait été spécifiquement débattu, leurs suggestions et le nom de la personne ayant posté la problématique.

Clôture. Nous avons conclu la session par un nuage de mots pour mettre en lumière ce que les participants avaient retenu du forum. Découvrez comment fonctionne le nuage de mot.

Après-midi – Atelier de planification

Après avoir discuté des problématiques des entreprises italiennes durant la matinée, l'atelier de l'après-midi était dédié à la recherche d'idées permettant de comprendre comment la fondation GCNI pourrait offrir un meilleur support aux entreprises italiennes souhaitant mettre en oeuvre leurs objectifs de développement durable.

Étape 1 – Lecture des contributions

Premièrement, les participants ont eu du temps pour lire les contributions de la matinée afin d'avoir une solide connaissance des propositions faites.

Étape 2 - La problématique la plus importante

Les participants étaient invités à discuter de ce qu'ils avaient lu et ) partager la problématique qui leur semblait la plus importante pour la fondation GCNI. Les résultats ont été dévoilés grâce à un nuage de mots.

Puis les participants ont pu échanger sur ce que la fondation devait arrêter/continuer/commencer pour aider les entreprises à atteindre leurs objectifs de développement durable. Cette technique, que vous pouvez utiliser librement sur Stormz, est particulièrement utile pour faire réfléchir sur la réalité d'une situation actuelle: alors que nous pensons souvent à ce que nous devrions faire, nous oublions souvent de nous pencher sur ce que nous pourrions arrêter.

Étape 3 – Hiérarchisation

Les participants ont voté pour la proposition qu'ils jugeaient la plus pertinente, le résultat de cette session de vote a été partagé à travers un histogramme.

Bénéfices

  • Grâce à la fonctionnalité de Nuage de mots, les facilitateurs avaient l’opportunités d’avoir une vision globale des contributions les plus récurrentes et de sentir ce qui sortait tout au long des discussions.
  • Le système de vote a été particulièrement utile durant cette session pour hiérarchiser très rapidement. Lisez notre article de blog sur les votes.
  • Prendre des notes sur papier a permis aux participants de faire des croquis et schémas de leurs idées, et utiliser Stormz pour formaliser les compte-rendus finaux leur a permis d'avoir un retour clair à la fin de la session Open Space Technology. Les croquis ont été photographiés et intégrés aux compte-rendus directement sur Stormz. De cette façon, il n'y avait pas de perte de matériel ni d'idées.
  • La facilitation graphique fût, quant à elle, une bonne façon de représenter l'atmosphère de la session et la chronologie de l'événement.
  • Après la session en OST de la matinée, l'ensemble des rapports ont été immédiatement disponibles pour tous les participants dans un format .pdf pour qu'ils puissent retourner au travail avec de nouveaux éclairages.

Livrables

Les rapport complets de la session matinale en Open Space en format Word et Pdf.

Nous avons également mis à disposition une liste complète des problématiques classées selon leur ordre de priorisation.

Toutes les idées d'actions à arrêter/continuer/commencer pour la fondation ainsi que les priorités des participants correspondantes pour les participants.

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