Atelier en petit groupe : passer à l’action avec un COMEX

Un grand groupe de transport

Les facilitateurs qui n’ont pas l'habitude d’utiliser Stormz posent parfois la question de son utilité en petit groupe. Ce cas est basé sur une demande visant à mobiliser et aligner les membres d’un COMEX sur la mise en action d’un plan de transformation.

Lorsque la taille du groupe permet l’expression de chacun à tour de rôle et que les résultats d’une phase de priorisation peuvent être calculés manuellement, pourquoi formaliser les contributions de manière numérique ?

L’avantage de Stormz (solution et services) repose sur sa capacité à s’adapter à tous les contextes et à assurer une continuité de l’atelier. Ainsi, nous avons été capable de faciliter une réflexion collective sur un sujet de transformation ambitieux avec des participants répartis sur deux pays.

  • 1. Définition des chantiers - 2 heures
    Un atelier lors d’une réunion à distance - facilité en ligne - pour lancer la dynamique, échanger et converger sur une liste de chantiers prioritaires.

  • 2. Enrichissements asynchrones - 2 semaines
    Phase durant laquelle les participants contribuent selon leurs disponibilités, en enrichissant les chantiers avec des actions faites et à faire.

  • 3. Plans d’actions et next steps - 1 jour
    Journée de rassemblement dans un même lieu pour développer des plans d’actions et identifier les nexts steps individuelles.

Phase 1 : Définition des chantiers

Dispositif technique : Atelier en ligne facilité en plusieurs étapes. Une licence “online” par participant. Depuis leur propre ordinateur, les participants se sont connectés eux-même à Stormz et ont rejoint la session Skype. Nous avions préalablement vérifié que les pare-feux de leur entreprise n'empêchaient pas l’accès aux deux outils.

Accompagnement méthodologique : Les participants ont proposé individuellement des chantiers qui leur semblaient prioritaires pour l’avancée de leur projet puis les ont priorisé - toujours individuellement. Le résultat de cette priorisation collective a été partagé “en live” à travers un histogramme et un temps de discussion ouverte. La dernière partie de la réunion était dédiée à la répartition des chantiers entre les différents porteurs et le rappel des prochaines étapes (atelier asynchrone et journée de rassemblement).

Livrable: 10 chantiers prioritaires attitrés à des porteurs

Phase 2 : Enrichissements asynchrones

Dispositif technique: Ateliers en ligne avec invitation par lien dans un email. Une licence “online” par participant. Depuis leur propre ordinateur, les participants se sont connectés eux-même à Stormz une ou plusieurs fois, selon leurs disponibilités.

Accompagnement méthodologique : Suite à la réunion de cadrage, Stormz a compilé les données issues de la première réunion et un atelier a été créé par chantier. Les participants devaient enrichir les chantiers en proposant soit des actions qui ont déjà été réalisées/initiées pour réaliser le chantier, soit des actions qu’il restait à accomplir.

Ces ateliers ont été produits en une seule étape et ils sont restés accessibles pendant deux semaines, afin de permettre un maximum d’autonomie aux participants. Chaque porteur était responsable de son chantier et du livrable mais tous les participants étaient libres de contribuer aux différents chantiers. Grâce aux fonctionnalité des groupes et des sections, les participants devaient suivre la même trame, assurant ainsi un livrable plus homogène. Le rôle du facilitateur reposait ici sur le rappel des deadlines et le suivi des contributions et de leur qualité.

Livrable: 10 chantiers prioritaires attitrés à des porteurs, enrichis d’actions déjà réalisées et de propositions d’actions à réaliser

Phase 3 : Plans d’actions et next steps

Dispositif technique: 12 participants rassemblés pour une journée dans une salle, utilisation de la StormzBox et de son réseau wifi local avec un 1 iPad par binôme. L’ordinateur du facilitateur était directement branché en vidéoprojection sur l’écran disponible pour que les manipulations soient visibles par les participants (rassemblements ou reformulation d’idées).

Accompagnement méthodologique : Grâce à la liste d’actions déjà réalisées, les porteurs avaient le contenu nécessaire pour faire un bilan en début de journée sur l’avancée de chaque chantier. Cet atelier de Retour d'Expérience a aussi permis d’ouvrir la parole sur les impressions plus personnelles de chacun sur le projet. La matinée a été clôturée par une phase inspirationnelle: la venue d’un chef d’entreprise qui a réussi à transformer son entreprise de manière semblable.

Après un court temps pour finir de proposer des actions à réaliser, l’après-midi était consacré d’abord à la convergence sur un nombre limité d’actions. Puis, par binôme, les participants ont élaboré un plan d’action enrichi par action, conclu par le choix de trois “next steps” à réaliser d’ici la fin du trimestre.

Livrable: Par chantier, une liste réduite d’actions avec un plan d’action détaillé pour chaque action et une liste de Next Steps par personne.

Pourquoi utiliser Stormz lors de vos projets en petit groupe - notamment avec des équipes dirigeantes ?

  • Les participants ont souvent des contraintes de temps et d'espace importantes, Stormz en asynchrone permet à chacun de contribuer en fonction de son propre agenda où qu'il soit dans le monde
  • Lors de prises de décision stratégique - avec des avis divergents - afficher les résultats chiffrés d’une priorisation permet de lancer la discussion avec des éléments tangibles et chiffrés.
  • Lors de la phase asynchrone, Stormz a permis un suivi sur l’avancée des contributions et a fourni une trame pour les participants.
  • Lors d’ateliers dont les livrables sont longs, un outil numérique permet de gagner du temps dans la saisie des données et prévenir du manque de précision ou les éventuelles erreurs d'interprétations.
  • Grâce au système d’import/export d’ateliers, le passage du système en ligne au système local sur Box se fait en quelques clics. Idéal pour s’adapter aux différents dispositifs mis en place.

J'ai combiné différents modes de Stormz pour répondre aux spécificités de chaque phase du projet, sans faire de compromis. L'utilisation du même outil pour le kick-off à distance, la phase de travail individuel et l’atelier collaboratif a représenté un gain de temps considérable pour moi tout en offrant un vrai confort pour les participants.

Roxane Paleczny, consultante-facilitatrice senior chez Stormz.

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